Командировочные расходы сверх нормы налог на прибыль 2021 год
Главбух», N 13, 2003
Заключить контракт с зарубежными партнерами, закупить оборудование или организовать работу филиала в другом регионе — эти и многие другие производственные задачи можно решить только отправив сотрудников в командировку. При этом работникам возмещают расходы на проживание в гостинице, проезд и, кроме того, выплачивают суточные. Перед бухгалтером фирмы встает вопрос: в каких регистрах налогового учета их нужно отразить? Можно ли не вести регистры, а использовать для расчета налога на прибыль данные бухгалтерского учета? Ответы на эти вопросы вы узнаете из нашего материала.
Содержание
- Какие командировочные расходы учитывают при налогообложении?
- Как получить данные о командировочных расходах из бухучета для расчета налога на прибыль?
- Корректировка командировочных расходов для целей налогообложения за первое полугодие 2003 года
- Как отразить командировочные расходы в регистрах налогового учета, которые рекомендует МНС России?
- Уменьшают ли суточные сверх нормы налог на прибыль
- Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки
- Суточные сверх лимита в расходы
- Суточные при расчете налогов и взносов
- Суточные с 2021 года
- Новые суточные и командировочные расходы
- Налогообложение командировочных расходов
- Аудит расчётов с подотчётными лицами
- Уменьшают ли суточные сверх нормы налог на прибыль
- Суточные при командировках в 2021 году. Сколько платить работникам?
- Порядок выплаты суточных работникам
- Суточные в иностранной валюте
- Суточные при однодневной командировке
- Суточные при командировке в страны СНГ
- Отчет по суточным в командировке
- Облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами в 2021 году?
- Суточные и НДФЛ
- Суточные облагаются страховыми взносами?
- Суточные в Расчете по страховым взносам 2021
- А надо ли отражать суточные сверх нормы в 4ФСС в 2021 году?
Какие командировочные расходы учитывают при налогообложении?
Скажем сразу, что учесть при налогообложении расходы на командировку вы сможете только в том случае, если поездка связана с деятельностью предприятия. Этого требуют налоговые органы. На это указано в п.9 разд.5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль организаций». Но сначала давайте разберемся, какие затраты организации считаются командировочными. Для этого обратимся к п.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что в состав прочих расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, включают следующие затраты: на проезд к месту командировки и обратно, на проживание в гостиницах, суточные, на оформление виз, паспортов и приглашений. Кроме того, к командировочным расходам относят различные сборы: консульские, аэродромные, за право въезда, транзита и т.д. На самых распространенных из них остановимся подробнее.
Итак, расходы на проезд. Прежде всего, это стоимость билетов на самолет или поезд. А также деньги, уплаченные за услуги по предварительной продаже (бронированию) билетов и за страховку пассажиров. Кроме того, это оплата постельных принадлежностей в поездах и проезда общественным транспортом (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту). На все эти расходы можно уменьшить налогооблагаемый доход без ограничений. Единственное условие: такие расходы должны быть документально подтверждены. То есть у вас на руках должны быть билеты, квитанции и другие документы. А как быть, если, скажем, билеты утеряны, но директор все же решил оплатить проезд командированному? В этом случае учесть затраты на проезд при налогообложении вам не удастся. Впрочем, можно обратиться в кассы вокзала или в авиакомпанию, где покупали билеты. И если вам там помогут — выпишут документы, подтверждающие, что работник действительно купил билеты, тогда, рассчитывая налог на прибыль, можно будет на их стоимость уменьшить доходы.
Теперь поговорим о затратах на проживание в гостиницах. Сюда же относят и стоимость дополнительных услуг, оказываемых отелями. Скажем, суммы, потраченные в парикмахерской или прачечной гостиницы. Все расходы на проживание также можно исключить из налогооблагаемых доходов. Никаких ограничений здесь нет. Нужны лишь счета из гостиницы. А как быть с затратами на жилье, если нет подтверждающих документов? Если речь идет о командировках в России, то бухгалтер должен возместить работнику расходы из расчета 12 руб. в сутки (Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729). Если же ваш сотрудник не привез соответствующие документы из-за рубежа, тогда нужно руководствоваться нормами, указанными в Приказе Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Правда, учесть такие расходы при налогообложении вы, разумеется, не сможете. Ведь расходы на жилье, возмещенные командированному, документами не оформлены.
Теперь о суточных. Их размер для целей налогообложения нормируется. Норматив установлен Правительством РФ в Постановлении от 8 февраля 2002 г. N 93. Здесь сказано, что организация вправе выплатить своему работнику не более 100 руб. за каждый день командировки в пределах России. Что же касается заграничных поездок — здесь для каждой страны установлена своя норма в долларах США (Приказ Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н). Отразить суточные в налоговом учете несложно. Вам достаточно сравнить фактически истраченную сумму с нормативной величиной. Ту часть, что соответствует нормативу, исключают из налогооблагаемого дохода. Сверхнормативные расходы при налогообложении прибыли не учитывают.
Как получить данные о командировочных расходах из бухучета для расчета налога на прибыль?
В этом случае нужно взять дебетовый оборот субсчета «Командировочные расходы» счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или счета 44 «Расходы на продажу»). Однако может быть, что командировка связана с покупкой какого-то имущества, скажем, партии материалов, и расходы на командировку включены в их стоимость. Ведь на счете 10 «Материалы» учитываются все фактические затраты по приобретению материалов. В этом случае нужно взять сумму, списанную с кредита субсчета «Расчеты по командировочным» счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 10 «Материалы».
Однако суммы командировочных расходов, которые взяли из бухучета, для целей налогообложения придется скорректировать. Ведь в бухгалтерском учете суточные не нормируются. Значит, суммы, отраженные там, нужно уменьшить на сверхнормативные суточные, а также на те расходы командированного, которые не подтверждены документами. Для этого составляют специальный расчет. Его можно составить в произвольной форме.
Пример 1. ЗАО «Продэкспорт» 23 мая 2003 г. направило своего сотрудника, Лалетина А.П., в Венгрию на 4 дня (с 23 по 26 мая 2003 г.). Цель командировки — заключить контракт на импорт в Россию консервированных овощей.
23 мая 2003 г., когда валюту получили в банке и выдали ее работнику, курс доллара США, установленный Центральным банком РФ, составил 30 руб. 83 коп. Такой же курс сохранился и на день, когда был утвержден авансовый отчет (26 мая 2003 г.).
Всего работник израсходовал:
- 23 700 руб. — стоимость билета на самолет;
- 500 руб. — суточные за день прибытия в Россию;
- 4901,97 руб. (159 USD x 30,83 руб/USD) — суточные за рубежом;
- 9249 руб. (300 USD x 30,83 руб/USD) — затраты на проживание в гостинице.
То есть бухгалтер включил в общехозяйственные расходы предприятия командировочные в сумме:
В учетной политике для целей налогообложения записано, что налогооблагаемая прибыль рассчитывается путем корректировки данных бухгалтерского учета. А отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, первое полугодие и 9 месяцев.
Чтобы упростить пример, предположим, что больше в первом полугодии командировок не было.
В бухгалтерском учете ЗАО «Продэкспорт» были сделаны записи.
Дебет 71 Кредит 50
- 25 000 руб. — выданы Лалетину А.П. деньги в рублях на командировочные расходы;
Дебет 71 Кредит 50
- 18 498 руб. (600 USD x 30,83 руб/USD) — выдана Лалетину А.П. валюта на командировочные расходы.
Дебет 50 Кредит 71
- 800 руб. (25 000 — 23 700 — 500) — внесены в кассу оставшиеся рубли;
Дебет 50 Кредит 71
- 4347 руб. 03 коп. ((600 USD — 159 USD — 300 USD) x 30,83 руб/USD) — внесена в кассу неизрасходованная валюта;
Дебет 26 субсчет «Командировочные расходы» Кредит 71
- 38 350 руб. 97 коп. — включены в состав общехозяйственных расходов затраты на командировку в Венгрию.
Чтобы скорректировать данные бухучета для целей налогообложения, бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» составил следующий расчет.
Корректировка командировочных расходов для целей налогообложения за первое полугодие 2003 года
Как отразить командировочные расходы в регистрах налогового учета, которые рекомендует МНС России?
Теперь рассмотрим, как отразить командировочные расходы организации, которая ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского. В этом случае часто применяют регистры, которые разрабатывают по рекомендациям МНС России. Их можно найти на сайте в Интернете по адресу www.nalog.ru/system.shtml.
Как мы уже отмечали, командировочные расходы отражают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Поэтому в налоговом учете сумму, которая уменьшает налогооблагаемый доход, нужно указать в Регистре учета прочих расходов. А как определить такую сумму? Специального регистра для расчета этой величины МНС России не предлагает. Поэтому расчет можно оформить в произвольной форме. А уже из этого расчета информацию переносят в регистр.
Пример 2. Изменим условия примера 1.
Предположим, что ЗАО «Продэкспорт» ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского в регистрах, разработанных по рекомендациям МНС России.
В конце мая 2003 г. бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» составил справку:
В конце июня 2003 г. командировочные расходы, которые уменьшают налогооблагаемый доход, бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» отразил в таком регистре налогового учета.
Уменьшают ли суточные сверх нормы налог на прибыль
Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки
Суточные сверх лимита в расходы
Суточные при расчете налогов и взносов
Суточные с 2021 года
Новые суточные и командировочные расходы
«О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей»
Налогообложение командировочных расходов
Аудит расчётов с подотчётными лицами
Уменьшают ли суточные сверх нормы налог на прибыль
Всем компаниям и ИП нужно представлять ту или иную статистическую отчетность. И форм этой отчетности такое множество, что не мудрено в них запутаться. Чтобы помочь респондентам, Росстат разработал специальный сервис. воспользовавшись которым можно определить, какую статотчетность нужно сдавать конкретному респонденту.
ФНС утвердила новый порядок получения отсрочки (рассрочки) по платежам в бюджет.
Налоговая служба изменила свою позицию, касательно заполнения поля 101 «Статус плательщика» в платежках на перечисление страховых взносов.
Расширен перечень видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход.
Суточные при командировках в 2021 году. Сколько платить работникам?
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.
Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
Суточные по России = 700 руб.
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
Облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами в 2021 году?
В число возмещаемых работнику расходов, связанных со служебными командировками, включаются суточные. Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно. А как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами?
Суточные и НДФЛ
НДФЛ не облагаются суточные только в пределах норм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти нормы за каждый день нахождения в командировке составляют:
- 700 рублей – при командировках по РФ;
- 2 500 рублей – при загранкомандировках.
Соответственно, с части суточных, превышающей указанный выше норматив, нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ.
А облагаются ли суточные страховыми взносами?
Суточные облагаются страховыми взносами?
Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2021 году.
Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.
Суточные в Расчете по страховым взносам 2021
Как уже было сказано, сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами в 2021 году в соответствии с требованиями НК РФ. А каковы особенности отражения суточных в Расчете по страховым взносам?
Несмотря на то, что только сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, в РСВ показать нужно полный размер суточных.
По соответствующему виду страхования выплаченные работникам суточные нужно сначала указать в составе сумм выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц. А затем необлагаемую часть суточных нужно указать в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (Порядок заполнения, утв. Приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@, Письмо ФНС от 24.11.2017 № ГД-4-11/23829@ ).
А надо ли отражать суточные сверх нормы в 4ФСС в 2021 году?
В форме 4-ФСС суточные нужно показать дважды (Порядок заполнения, утв. Приказом ФСС от 26.09.2016 № 381):
- в составе сумм выплат по строке 1 таблицы 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов» формы 4-ФСС;
- в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, по строке 2 таблицы 1.
»